Conheça soluções eficientes e inovadoras que eliminam problemas empresariais e geram resultados positivos ao negócio
Aumentar a eficiência operacional e melhorar a produtividade com menos custos são aspectos que sempre fazem os olhos dos empresários brilharem.
Nesse sentido, a tecnologia entra como principal agente de transformação.
Um bom exemplo é a já consolidada assinatura eletrônica, uma potente aliada na otimização de processos que, segundo pesquisa realizada pela IDC (International Data Corporation), já foi usada por cerca de 75% das organizações brasileiras.
Entretanto, o mercado tem muitos outros recursos e soluções inteligentes que também entregam grandes resultados.
A DocuSign, líder global em assinatura eletrônica e gestão de documentos inteligentes, possui um portfólio amplo, com soluções seguras que direcionam os negócios para a jornada da transformação digital.
Além da já mencionada assinatura eletrônica, que tem mais de 1 bilhão de usuários, a empresa conta com um programa de lançamentos que apresenta inovações na sua plataforma quatro vezes ao ano.
Um bom exemplo é o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM).
Segundo pesquisa da DocuSign, menos da metade dos entrevistados considera o próprio gerenciamento de contratos confiável ou eficiente, o que resulta em contratos deficientes, desperdício de tempo, custos adicionais, aumento do risco em relação à conformidade e atrasos no fechamento de negócios.
Na contrapartida, as organizações que já usam a solução relatam 87% de eficiência na geração de contratos.
Isso porque, para se ter uma ideia, um contrato médio passa por 3,1 versões antes da finalização.
Nesse processo, os atrasos costumam se dar por:
- deficiências na coleta de assinatura (45%),
- erros de informação (41%),
- aprovação jurídica (40%) e por aí vai.
O estudo detectou que uma das principais causas de problemas na negociação é a falta de um método comum para compartilhar contratos e colaborar nas revisões.
Porém, depois da conclusão da parte burocrática, vem o problema do armazenamento.
Na mesma pesquisa, 46% dos entrevistados relataram que não conseguiram encontrar um contrato finalizado.
Nesses casos, o tempo para acessar o documento é fundamental e ele precisa estar acessível.
Atualmente, 68% dos profissionais da elaboração de contratos dizem que precisam ter acesso a contratos finalizados ao menos uma vez por semana.
Eles ainda relatam que, em média, levam 45 minutos para encontrar um documento específico e 1 hora e 24 minutos para encontrar termos específicos em um documento.
Para resolver essas e outras questões, o CLM torna o processo rápido e menos arriscado.
Com tudo padronizado e integrado em um sistema digital é possível impulsionar a inteligência do negócio.
Nesse cenário, a Unilever elevou seus processos de compras e reduziu o tempo médio de conclusão do contrato em 50%, ao passo que a Cotrijal reduziu em 98% o tempo de assinaturas e simplificou o fluxo de documentos com DocuSign CLM.
Outra solução que ajuda as empresas a agilizar suas operações é o Web Forms, uma ferramenta que facilita a criação de formulários dinâmicos sem a necessidade de códigos.
Com ela, a empresa coleta dados e preenche o conteúdo de contratos com facilidade, liberando o TI, que troca o tempo de criação de formulários por atividades mais estratégicas.
Aproveitando todo o poder dos dados, além do preenchimento de contratos com informações dos formulários, a ferramenta ainda permite que o time execute relatórios e crie visualizações que apontam tendências e dão insights valiosos.
Desenvolvido na mesma plataforma do DocuSign eSignature, o Web Forms conta as mesmas camadas de segurança de nível global.
Na esteira da agilidade dos processos, a companhia também oferece o DocuSign Payments, que inclui a solicitação de pagamento na última etapa do processo contratual.
Na hora da assinatura, o cliente tem a opção de pagar com cartões de crédito ou débito, ou ainda via Apple Pay ou Google Pay.
O registro do pagamento é incluído na trilha de auditoria do contrato, resolvendo uma das grandes dores que é o atraso de pagamento ou falha de cobrança (apontado por 65% das empresas).
Veja:
Soluções confiáveis
Para que a digitalização seja efetivamente transformadora, a proteção precisa ser garantida. E o principal receio das pessoas mais conservadoras costuma ser em relação à autenticidade.
Para eliminar os riscos e oferecer uma experiência mais segura aos usuários, a DocuSign oferece uma plataforma de identificação e autenticação de signatário digital por meio de métodos aprimorados, com camadas de segurança que facilitam a validação da identidade.
O primeiro é a Autenticação por SMS, que cria um código de verificação exclusivo enviado via mensagem de texto SMS para o número de celular informado na criação do contrato.
Em seguida, basta inseri-lo na interface da DocuSign para confirmar a identidade.
A outra opção é a Verificação de Identidade com Detecção de Prova de Vida. Para tanto, a empresa usa uma tecnologia avançada baseada em inteligência artificial que utiliza o vídeo ao vivo para comprovar a identidade.
Por meio do Liveness for IDV é possível fazer a comparação da imagem do rosto do usuário capturada em tempo real com as informações previamente cadastradas.
Inteligência artificial como aceleradora dos contratos
Para evitar os perrengues, toda automatização é bem-vinda.
Pos isso, a IA chega como um multiplicador de forças, impulsionando os negócios, gerando mais produtividade e eficiência.
Por que abrir mão da criatividade e do potencial humano alocando funcionários para execução de tarefas manuais e repetitivas que a inteligência artificial pode realizar com maestria?
A automatização libera as pessoas para que elas invistam seu tempo em atividades estratégicas.
Com essa proposta, a DocuSign vem inovando produtos par aproveitar as vantagens da IA.
Bons exemplos são a já citada verificação de identidade com verificação com prova de vida e a Vertex AI, que pode ser usada para desenvolver um assistente de contratos que resuma, explique e responda dúvidas sobre os documentos.
Outra solução recente é a versão beta de um recurso de resumo de contratos que agiliza a revisão.
Por meio dessa tecnologia, o cliente consegue ter uma visão geral resumida de seus contratos e destaques selecionados.
E o futuro inspira muito mais: as expectativas são de que, em breve, será possível usar a inteligência artificial para transformar documentos, agregando funcionalidades, automatizando processos e acabando com os perrengues da tradicional burocracia da papelada.
“Antes, as empresas não tinham uma visão muito clara dos benefícios trazidos pelas soluções digitais. Hoje, os benefícios são conhecidos e mais que necessários. Dificilmente um negócio quer voltar ao modelo do papel, que limita sua produtividade”, afirma Richard Hudson, vice-presidente de vendas SMB da DocuSign.
Todo o potencial da tecnologia e da transformação digital para resolver os gargalos do dia a dia podem ser conferidos na campanha Adeus Perrengue.
De forma didática e bem humorada, ela mostra que é possível trazer economia de tempo e dinheiro para empresas de todos os tamanhos, de qualquer segmento, com soluções pensadas para dar fim à burocracia do papel.
Fonte:
Richard Hudson, vice-presidente de vendas SMB da DocuSign.
Época Negócios
